Nabór na stanowisko urzędnicze w samorządzie ma być otwarty i konkurencyjny. Ogłoszenie trafia do BIP, kandydaci składają dokumenty, odbywa się rekrutacja, powstaje protokół, a później publikowany jest wynik. Tyle mówi procedura. Znacznie trudniejsze pytanie brzmi: czy mieszkaniec, patrząc na dostępne dokumenty, jest w stanie ocenić, dlaczego wygrała właśnie ta osoba?
Ogłoszenie pojawia się w Biuletynie Informacji Publicznej.
Stanowisko: urzędnicze.
Wymagania: wykształcenie, doświadczenie, znajomość przepisów, określone umiejętności.
Termin jest.
Komisja jest.
Rozmowa jest.
Protokół również powstanie.
Formalnie wszystko może wyglądać wzorowo.
A mimo to w przestrzeni publicznej czasami pojawia się charakterystyczne zdanie:
„Nie ma sensu składać dokumentów. Oni już wiedzą, kogo zatrudnią”.
Tego rodzaju opinia sama w sobie nie jest dowodem na ustawienie jakiegokolwiek naboru.
Ale prowadzi do ciekawego pytania o funkcjonowanie administracji publicznej:
czy prawidłowo przeprowadzona procedura może nadal pozostawiać zbyt dużo przestrzeni na uznaniowość i zbyt mało informacji, aby zewnętrzny obserwator mógł ocenić jej rzeczywistą konkurencyjność?
Nabór na stanowisko urzędnicze ma być otwarty i konkurencyjny
Zacznijmy od prawa.
Ustawa o pracownikach samorządowych mówi wprost:
nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny.
To nie jest więc dobra wola konkretnego urzędu.
Stanowisko urzędnicze w samorządzie nie funkcjonuje tak jak wakat w prywatnej firmie, której właściciel może po prostu zdecydować:
„Zatrudniam tę osobę, bo ją znam i jej ufam”.
W przypadku wolnego stanowiska urzędniczego ustawodawca stworzył procedurę, która ma umożliwiać kandydatom konkurowanie o zatrudnienie.
Ogłoszenie o naborze musi zostać umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej jednostki prowadzącej nabór.
„Konkurs” czy „nabór”?
W codziennym języku często mówimy:
„konkurs na stanowisko w urzędzie”.
Ustawa posługuje się jednak określeniem:
„nabór kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze”.
To właśnie tego określenia warto używać przy analizowaniu dokumentów.
Nie zmienia to istoty problemu.
Procedura ma być nie tylko otwarta, ale również konkurencyjna.
Mit „konkursu na dwa dni”
Jednym z częstych zarzutów wobec publicznych rekrutacji jest bardzo krótki termin składania dokumentów.
Tutaj istnieje jednak konkretna granica ustawowa.
Termin składania dokumentów w naborze na stanowisko urzędnicze nie może być krótszy niż 10 dni od opublikowania ogłoszenia w BIP.
Legalnego naboru ogłoszonego dzisiaj i zamkniętego pojutrze nie da się więc przeprowadzić.
Pozostaje jednak inne pytanie.
Czy wykorzystanie wyłącznie ustawowego minimum oznacza, że urząd zrobił wszystko, aby dotrzeć do możliwie dużej liczby dobrych kandydatów?
Prawo wymaga BIP i tablicy informacyjnej.
Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, aby urząd dodatkowo promował nabór np. poprzez własne kanały komunikacyjne czy inne miejsca, w których realnie szuka się pracowników.
To już jednak nie jest pytanie o legalność.
To pytanie o jakość rekrutacji.
Najciekawsze zaczyna się w wymaganiach
Ogłoszenie o naborze musi określać wymagania związane ze stanowiskiem i rozdzielać je na dwie grupy.
Wymagania niezbędne – konieczne do podjęcia pracy.
Wymagania dodatkowe – pozwalające na optymalne wykonywanie zadań na danym stanowisku.
I tutaj pojawia się jeden z najciekawszych elementów całego systemu.
Wyobraźmy sobie nabór na kierownika odpowiedzialnego za inwestycje.
Logiczne wymagania mogą dotyczyć:
- odpowiedniego wykształcenia,
- doświadczenia zawodowego,
- znajomości określonych ustaw,
- doświadczenia w prowadzeniu inwestycji,
- zarządzania zespołem.
Ale można również stworzyć znacznie bardziej szczegółowy profil:
- doświadczenie w konkretnym typie jednostki,
- obsługa określonego systemu,
- realizacja konkretnego rodzaju projektu,
- doświadczenie w bardzo wąskiej dziedzinie.
Każde z takich kryteriów może mieć pełne merytoryczne uzasadnienie.
Samo występowanie bardzo szczegółowych wymagań nie jest więc dowodem, że nabór został napisany pod konkretną osobę.
Jednocześnie im bardziej nietypowy jest zestaw wymagań, tym bardziej uzasadnione staje się pytanie:
dlaczego właśnie te kompetencje uznano za potrzebne na danym stanowisku?
To znacznie lepsze pytanie niż automatyczne oskarżenie o „konkurs ustawiony pod człowieka”.
Komisja może wyłonić maksymalnie pięciu najlepszych kandydatów
Po przeprowadzeniu naboru komisja wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, którzy spełniają wymagania niezbędne i w największym stopniu spełniają wymagania dodatkowe.
Następnie przedstawia ich kierownikowi jednostki w celu zatrudnienia wybranego kandydata.
To bardzo istotny element procedury.
Załóżmy, że do ostatniego etapu dochodzą trzy osoby.
Pierwsza ma 15 lat doświadczenia.
Druga ma świetne kwalifikacje i osiem lat praktyki.
Trzecia ma pięć lat doświadczenia, ale najlepiej poradziła sobie z testem i rozmową.
Która jest najlepsza?
Nie istnieje jeden ustawowy wzór matematyczny, który pozwala mechanicznie odpowiedzieć na takie pytanie.
I niekoniecznie powinien istnieć.
Rekrutacja ludzi nie może opierać się wyłącznie na liczbie przepracowanych lat.
Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy z dokumentacji trudno ustalić:
jak właściwie oceniano kandydatów.
„Najlepiej zaprezentował się podczas rozmowy”
To jedno z najbardziej pojemnych zdań, jakie może pojawić się przy rekrutacji.
Co oznacza „najlepiej”?
Czy kandydat:
- zdobył najwięcej punktów?
- posiadał największą wiedzę?
- najlepiej rozwiązał zadanie praktyczne?
- najlepiej odpowiedział na pytania?
- przedstawił najlepszą koncepcję pracy?
- wykazał najlepsze kompetencje zarządcze?
- czy po prostu zrobił najlepsze wrażenie?
To ogromna różnica.
Im większa część decyzji opiera się na kryteriach miękkich, tym większego znaczenia nabiera sposób ich dokumentowania.
Nie dlatego, że rozmowa kwalifikacyjna jest czymś niewłaściwym.
Wręcz przeciwnie.
Ale w rekrutacji do instytucji publicznej dobrze byłoby móc później zrozumieć:
dlaczego jeden kandydat został oceniony wyżej od drugiego.
Co musi zawierać protokół z naboru?
Z każdego naboru na stanowisko urzędnicze sporządzany jest protokół.
Ustawa wymaga, aby znalazły się w nim m.in.:
- stanowisko, którego dotyczył nabór,
- liczba kandydatów,
- dane nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów przedstawionych kierownikowi jednostki,
- liczba nadesłanych ofert,
- liczba ofert spełniających wymagania formalne,
- zastosowane metody i techniki naboru,
- uzasadnienie wyboru,
- skład komisji przeprowadzającej nabór.
To znacznie więcej informacji niż zwykłe:
„Kowalski wygrał nabór”.
I właśnie dlatego protokół jest jednym z ciekawszych dokumentów przy analizowaniu konkretnej rekrutacji.
Co mieszkaniec zobaczy w BIP?
Po zakończeniu naboru informacja o jego wyniku musi zostać opublikowana w BIP i pozostawać tam przez co najmniej trzy miesiące.
Informacja zawiera m.in.:
- nazwę jednostki,
- stanowisko,
- imię i nazwisko wybranego kandydata,
- jego miejsce zamieszkania w rozumieniu Kodeksu cywilnego,
- uzasadnienie dokonanego wyboru albo nierozstrzygnięcia naboru.
Jest jednak pewna istotna różnica.
Ustawa wymaga publikacji informacji o wyniku, natomiast nie nakazuje automatycznej publikacji w BIP całego protokołu z przeprowadzonego naboru.
W efekcie mieszkaniec może zobaczyć np.:
„Kandydat spełnił wymagania i najlepiej zaprezentował się podczas rozmowy”.
Ale nadal nie wiedzieć:
- jak dokładnie wyglądała ocena,
- ile punktów przyznano za poszczególne elementy,
- czy wszyscy odpowiadali na te same pytania,
- czy przeprowadzono test,
- jak duża była różnica pomiędzy finalistami.
Jawność wyniku nie zawsze oznacza pełną przejrzystość procesu.
Czy można pytać urząd o więcej informacji?
Tak, ale trzeba tutaj zachować dwa porządki.
Ustawa o pracownikach samorządowych wprost stanowi, że informacje o kandydatach są informacją publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu.
Równocześnie ogólne prawo dostępu do informacji publicznej przewiduje ograniczenia m.in. ze względu na prywatność osób fizycznych.
Dlatego przy analizie konkretnego naboru można pytać urząd np. o:
- liczbę zgłoszeń,
- liczbę ofert spełniających wymagania formalne,
- zastosowane metody rekrutacji,
- kryteria oceny,
- dokumentację dotyczącą przebiegu naboru,
ale zakres udostępnionych danych może wymagać anonimizacji lub podlegać innym ograniczeniom wynikającym z prawa.
To dużo bezpieczniejsza metoda niż opieranie oceny naboru na plotkach.
Komisja również ma znaczenie
Protokół musi zawierać skład komisji przeprowadzającej nabór.
I to również jest element systemu, który warto obserwować.
Nie chodzi o założenie:
„członek komisji jest zależny służbowo, więc na pewno zagłosuje tak, jak chce przełożony”.
Takiego wniosku nie wolno wyciągać bez dowodów.
Ale przejrzysty skład komisji oraz wcześniej określone kryteria ograniczają przestrzeń zarówno dla rzeczywistych konfliktów interesów, jak i dla późniejszych podejrzeń.
Transparentność nie jest potrzebna tylko po to, żeby wykrywać nieprawidłowości.
Chroni również uczciwie przeprowadzony nabór przed zarzutem, że wynik był ustalony wcześniej.
A co, jeśli stanowisko rzeczywiście „miało już człowieka”?
Jeżeli publiczny nabór byłby jedynie formalnością służącą zatwierdzeniu wcześniej wybranej osoby, byłby to mechanizm szczególnie destrukcyjny dla instytucji.
Wyobraźmy sobie dobrze wykwalifikowanego kandydata z zewnątrz.
Przygotowuje dokumenty.
Czyta przepisy.
Poświęca czas na przygotowanie.
Przyjeżdża na rozmowę.
A później nabiera przekonania, że wynik był znany jeszcze przed rozpoczęciem procedury.
Czy wystartuje ponownie?
Być może nie.
Jeżeli takie przekonanie zaczyna się rozpowszechniać, może powstać błędne koło:
mniej kandydatów → słabsza konkurencja → mniejsze zaufanie → jeszcze mniej kandydatów.
Wtedy instytucja publiczna może ostatecznie rzeczywiście mieć problem ze znalezieniem dobrych specjalistów.
Nie dlatego, że ich nie ma.
Tylko dlatego, że nie wierzą w sens aplikowania.
To oczywiście mechanizm hipotetyczny, a nie twierdzenie dotyczące konkretnego urzędu czy konkretnego naboru.
Największym przegranym może być samo miasto
Jeżeli wybór pracowników publicznych rzeczywiście przestaje być oparty przede wszystkim na kompetencjach, problem nie dotyczy tylko osoby, która nie dostała pracy.
Konsekwencje ponosi również urząd.
A w dalszej kolejności — mieszkańcy.
Administracja potrzebuje:
- dobrych prawników,
- specjalistów od inwestycji,
- urbanistów,
- informatyków,
- księgowych,
- osób zajmujących się pozyskiwaniem środków,
- specjalistów technicznych,
- sprawnych kierowników.
Dlatego jakość rekrutacji do samorządu nie jest wewnętrzną sprawą urzędników.
Ma bezpośredni wpływ na jakość instytucji finansowanej z publicznych pieniędzy.
Ważne: nie każde stanowisko w samorządzie wymaga otwartego naboru
Tutaj bardzo łatwo popełnić błąd.
Nie każde nowe nazwisko w strukturze urzędu oznacza, że wcześniej powinno pojawić się publiczne ogłoszenie o naborze.
Ustawa przewiduje różne podstawy zatrudnienia pracowników samorządowych. Niektóre stanowiska są obsadzane na podstawie wyboru lub powołania, a nie zwykłej umowy o pracę poprzedzonej otwartym naborem.
Ponadto za wolne stanowisko urzędnicze w rozumieniu ustawy nie uważa się stanowiska, na które zgodnie z przepisami przeniesiono posiadającego odpowiednie kwalifikacje pracownika samorządowego.
Otwartego naboru nie wymaga również zatrudnienie osoby na zastępstwo podczas usprawiedliwionej nieobecności pracownika.
Dlatego zobaczenie nowej osoby na stanowisku i automatyczne pytanie:
„Gdzie był konkurs?”
nie zawsze jest zasadne.
Najpierw trzeba ustalić podstawę obsadzenia stanowiska.
Dopiero później można analizować, czy powinien zostać przeprowadzony otwarty nabór.
Jak wygląda to w Siemianowicach Śląskich?
Biuletyn Informacji Publicznej Siemianowic Śląskich posiada osobny dział „oferty pracy”, a w nim sekcję dotyczącą ofert w Urzędzie Miasta.
I tutaj trzeba postawić bardzo wyraźną granicę.
Ten artykuł nie jest stwierdzeniem, że nabory prowadzone przez Urząd Miasta Siemianowice Śląskie są ustawiane.
Nie przedstawiam takiego zarzutu wobec żadnej osoby ani żadnego konkretnego postępowania rekrutacyjnego.
Interesuje mnie inne pytanie:
czy informacje publikowane przy naborach pozwalają mieszkańcowi nabrać przekonania, że zwycięzca rzeczywiście został wybrany w otwartej i konkurencyjnej procedurze?
W sprawach publicznych najlepiej, kiedy odpowiedzi nie wymagają wiary.
Powinny wynikać z dokumentów.
Jak sprawdzić konkretny nabór?
Jeżeli chcemy przeanalizować nabór bez insynuacji, można zrobić to według prostego schematu.
1. Znajdź pierwotne ogłoszenie
Sprawdź:
- stanowisko,
- zakres obowiązków,
- wymagania niezbędne,
- wymagania dodatkowe,
- wymagane dokumenty,
- termin składania ofert.
2. Sprawdź, czy wymagania są logiczne
Nie chodzi o szukanie sensacji.
Pytanie powinno brzmieć:
czy wymagania mają wyraźny związek z obowiązkami wykonywanymi na stanowisku?
3. Sprawdź wynik
Kto został wybrany?
Jak uzasadniono wybór?
Czy uzasadnienie zawiera konkretne informacje o kwalifikacjach, czy ogranicza się do bardzo ogólnych stwierdzeń?
4. Sprawdź skalę konkurencji
Ilu kandydatów się zgłosiło?
Ile ofert spełniło wymagania formalne?
Te informacje powinny znaleźć się w protokole naboru.
5. Sprawdź metody rekrutacji
Czy była tylko rozmowa?
Test wiedzy?
Zadanie praktyczne?
Prezentacja?
Weryfikacja kompetencji?
Informacja o zastosowanych metodach i technikach również należy do elementów protokołu.
6. Sprawdź skład komisji
Skład komisji także powinien znaleźć się w protokole.
7. Dopiero potem formułuj wnioski
Nietypowe wymaganie nie oznacza automatycznie ustawionego naboru.
Jedyny kandydat nie oznacza automatycznie ustawionego naboru.
Wewnętrzny pracownik, który wygrał nabór, również nie oznacza automatycznie ustawionego naboru.
Ale jeżeli pojawia się wiele nietypowych elementów, można zadawać dalsze pytania i prosić urząd o dokumenty.
Najpierw dane. Potem ocena.
Jak wyglądałby bardziej transparentny nabór?
Tutaj kończy się opis obecnych obowiązków prawnych, a zaczyna moja propozycja.
Przy stanowiskach urzędniczych — szczególnie kierowniczych — warto moim zdaniem publikować więcej niż ustawowe minimum.
Na przykład:
- szczegółowe kryteria oceny jeszcze przed rozpoczęciem naboru,
- wagę doświadczenia, wiedzy, zadania praktycznego i rozmowy,
- skład komisji,
- jasne zasady dotyczące potencjalnego konfliktu interesów,
- liczbę wszystkich kandydatów,
- liczbę osób spełniających wymagania formalne,
- zastosowane metody rekrutacji,
- konkretne uzasadnienie wyboru,
- zanonimizowane wyniki lub punktację finalistów tam, gdzie sposób rekrutacji pozwala na jej zastosowanie.
Nie dlatego, że każdy urząd albo każdy urzędnik jest podejrzany.
Wręcz przeciwnie.
Przejrzysty system chroni również uczciwego urzędnika i uczciwie wybranego kandydata.
Jeżeli ktoś rzeczywiście wygrał dlatego, że był najlepszym kandydatem, większa transparentność pozwala to pokazać.
Legalność to minimum. Zaufanie wymaga więcej
Można posiadać:
- prawidłowe ogłoszenie,
- wymagane minimum 10 dni,
- komisję,
- rozmowę,
- protokół,
- informację o wyniku w BIP.
I nadal pozostawić obserwatora z pytaniem:
„Ale dlaczego wygrała właśnie ta osoba?”
Dlatego dobry samorząd nie powinien pytać wyłącznie:
„Czy spełniliśmy wszystkie wymogi ustawy?”
Warto postawić również drugie pytanie:
„Czy niezależna osoba, patrząc na dokumentację, będzie w stanie zrozumieć i obronić ten wynik?”
To wyższy standard.
Ale właśnie taki standard buduje zaufanie do instytucji publicznych.
Głos od Admina
Nie interesuje mnie polowanie na urzędników.
Nie interesuje mnie również tworzenie teorii, że każdy publiczny nabór jest „ustawiony”.
Interesuje mnie możliwość sprawdzenia.
Jeżeli nabór był uczciwy — dokumentacja powinna pomagać go obronić.
Jeżeli wygrał najlepszy kandydat — dobrze byłoby móc zobaczyć, dlaczego był najlepszy.
A jeżeli warunki naboru były bardzo nietypowe, mieszkaniec powinien móc zapytać:
dlaczego właśnie takie wymagania były potrzebne?
Publiczne pieniądze powinny oznaczać publiczny standard przejrzystości.
Dlatego być może następnym krokiem na ForumSiemiona powinno być przeanalizowanie naborów prowadzonych w ostatnich latach przez Urząd Miasta Siemianowice Śląskie.
Bez polowania na nazwiska.
Sprawdzić:
- ile przeprowadzono naborów,
- ilu kandydatów startowało,
- jak często zgłaszała się tylko jedna osoba,
- jakie stosowano terminy,
- jak formułowano wymagania,
- jakie metody rekrutacji wykorzystywano,
- jak szczegółowo uzasadniano wybór zwycięzców.
Na dokumentach i liczbach.
Najczęściej zadawane pytania
Jak wygląda nabór na stanowisko urzędnicze?
Nabór na wolne stanowisko urzędnicze w samorządzie ma być otwarty i konkurencyjny. Ogłoszenie publikuje się w BIP oraz na tablicy informacyjnej, następnie oceniani są kandydaci, sporządzany jest protokół, a po zakończeniu procedury publikowana jest informacja o wyniku.
Ile dni musi trwać nabór na stanowisko urzędnicze?
Termin na składanie dokumentów nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej.
Czy nabór na stanowisko urzędnicze musi być opublikowany w BIP?
Tak. Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym i naborze musi zostać umieszczone w BIP oraz na tablicy informacyjnej jednostki prowadzącej nabór.
Kto wybiera pracownika w naborze samorządowym?
Komisja wyłania maksymalnie pięciu najlepszych kandydatów spełniających wymagania i przedstawia ich kierownikowi jednostki w celu zatrudnienia wybranego kandydata.
Co zawiera protokół z naboru?
Protokół zawiera m.in. liczbę kandydatów i ofert spełniających wymagania formalne, dane najlepszych kandydatów przedstawionych kierownikowi, zastosowane metody i techniki naboru, uzasadnienie wyboru oraz skład komisji.
Czy wyniki naboru na stanowisko urzędnicze są jawne?
Tak. Informację o wyniku publikuje się w BIP przez co najmniej trzy miesiące. Zawiera ona m.in. nazwisko wybranego kandydata oraz uzasadnienie wyboru.
Czy każdy pracownik urzędu musi zostać zatrudniony w otwartym naborze?
Nie. Przepisy przewidują stanowiska obsadzane na innych podstawach, a otwartego naboru nie wymaga m.in. zatrudnienie osoby na zastępstwo. Znaczenie ma również możliwość przeniesienia pracownika samorządowego na stanowisko, do którego posiada wymagane kwalifikacje.
Czy obecny system jest wystarczająco przejrzysty?
I tutaj oddaję pytanie mieszkańcom.
Czy przy zatrudnianiu na stanowiska urzędnicze powinno publikować się bardziej szczegółowe kryteria i wyniki poszczególnych etapów?
Czy może obecny system:
BIP + komisja + protokół + uzasadnienie wyboru
jest wystarczającym zabezpieczeniem konkurencyjności?
A jeżeli braliście kiedyś udział w naborze do administracji publicznej — jak wyglądało to z perspektywy kandydata?
Można opisywać doświadczenia i mechanizmy.
Bez publikowania niepotwierdzonych oskarżeń wobec konkretnych osób.
Dokumenty możliwe do zweryfikowania są znacznie ciekawsze od plotek.
Źródła: ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych; ustawa o dostępie do informacji publicznej; Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Siemianowice Śląskie.
Autorzy: zespół redakcyjny ForumSiemiona.pl – łączymy doświadczenie dziennikarskie, merytoryczną rzetelność i optymalizację pod kątem wyszukiwarek. Masz własne wideo lub inne informacje? Napisz do nas: AdminForumSiemiona@proton.me
Chcesz wiedzieć więcej o sprawach ważnych dla NGO z Siemianowic Śląskich? Dołącz do naszej społeczności na Forum Siemiona! Dyskutuj, komentuj i bądź na bieżąco z najważniejszymi wydarzeniami w naszym mieście. 📢 Odwiedź Forum Siemiona i dołącz do Strefy NGO już teraz!
